SALTDAL KOMMUNE

KARTLEGGING AV ORGANISASJONSSTRUKTUR - ARKIVANSVAR

Kommunens arkiv er i dag organisert som en delvis sentralisert arkiv. Det er opprettet et sentral arkiv for rådhuset som dekker sentraladministrasjon, enhet for Saltdal barnehager, enhet for teknisk drift, enhet for bygg og eiendom og enhet for plan og utvikling. De øvrige enhetene har hvert sitt arkiv.

Administrativt ansvar

Rådmannen 
Rådmannen er kommunens øverste administrative leder, og har dermed det overordnede ansvar for arkivarbeidet i Saltdal kommune jf. forskrift for offentlig arkiv § 1-1. 

Resultatenhetsledere:  Rådmannen, Enhetsleder for Røkland skole, Rognan barneskole, Rognan ungdomsskole, Pleie og omsorg, Sosial og familie,  Helse- og medisinsk rehabilitering og Kultur  har det administrative ansvaret for at arkivtjenesten og arkivene på sin enhet avsetter nok ressurser til å ivareta en forsvarlig arkivordning.

Faglig ansvar

Arkivleder: 
Formannskapssekr. sentraladministrasjonen (rådmannskontoret) 
Arkivleder har det faglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste, både arkivdanning og bevaring, og skal gjennom arkivforumet koordinere arkivarbeidet på etatene og oppdatere arkivmedarbeiderne på lover og forskrifter vedr. arkiv. Arkivleder skal også være systemansvarlig for elektronisk sak/arkivsystem og kontaktperson utad og mot AiN. 

Arkivansvarlige: 
Ansatte servicekontoret, sekr. på skolene, helsesenter, enhet for pleie og omsorg, enhet for sosial og familie, enhet for kultur. 
Arkivansvarlig har ansvar for å utføre de tradisjonelle faglige oppgaver som poståpning, registrering, klassering, fordeling, arkivering, betjening, utlån osv., samt å instruere arkiv-medarbeidere ved egen etat. 

Arkivmedarbeidere: 
sekr. økonomiavd., omsorgsavd., helseavd., rektorer, barnehagestyrere 
Arkivmedarbeider har ansvar for å utføre de tradisjonelle faglige oppgaver som poståpning, klassering, fordeling, arkivering, betjening, utlån osv., men det er bare rektorer og barnehagestyrere som registrerer. (se skjema i kap. om poståpning). Arkivmedarbeiderne har kun ansvar for egen avdeling evt. eget spesialarkiv. 
Arkivansvarlige fungerer også som arkivmedarbeidere. 

Saksbehandlere 
Saksbehandlerne skal følge de lover og regler som er satt for arkivarbeidet, og andre bestemmelser i arkivplanen som angår saksbehandlingen. Saksbehandlere skal ikke opprette egne arkiver med originaldokumenter, og de har ansvar for at original dokumentasjon ikke blir skadet, går tapt eller blir utsatt for urettmessig innsyn under saksbehandlingen. 

Arkiv i Nordland 
Arkiv i Nordland skal drive veiledning, opplæring og rådgivning i forhold til arkivdanningen. De skal ordne og registrere eldre materiale og også være depotinstitusjon for kommunen inntil eget magasin er bygd.